En bref
- Les fichiers et les données de vos documents sont hébergés au Canada.
- Pour en extraire les données, l’IA de Google (Gemini) lit vos documents aux États-Unis. Nous le disons clairement parce que cela compte pour votre évaluation.
- L’IA ne s’entraîne pas sur vos documents, ni chez Scanee ni chez Google.
- Chaque espace de travail est isolé des autres, et l’accès se gère par rôle et par projet.
- Les échanges sont chiffrés en transit et les données au repos.
- Vous réglez la conservation de vos documents, projet par projet.
Cette fiche décrit Scanee tel qu’il fonctionne au 28 octobre 2026. Le dossier sécurité complet, avec le détail de chaque point et un tableau de réponses aux questionnaires de sécurité, vous est remis sur demande : écrivez-nous à support@scanee.ai.
1. Où sont vos données
Au Canada. Les fichiers que vous déposez et les données de vos projets sont hébergés au Canada, chez Google Cloud et MongoDB Atlas. La réception des courriels et l’envoi des notifications passent par la région Canada d’Amazon Web Services.
Les comptes de connexion font exception. L’identification de vos utilisateurs (nom, adresse courriel, mot de passe chiffré) est gérée par un service mondial de Google, hors Canada.
Votre propre stockage. Scanee peut archiver vos fichiers dans un stockage qui vous appartient : Google Drive, OneDrive, Dropbox, SharePoint, Amazon S3, Google Cloud Storage, Azure Blob Storage ou un serveur SFTP. Vous gardez alors la maîtrise du lieu, des accès et de la durée de conservation de vos pièces.
2. Où vos documents sont traités
Par Google, aux États-Unis. Pour lire un document et en extraire les données, Scanee le transmet à l’IA de Google (Gemini), aux États-Unis. Il en va de même pour les autres fonctions d’IA de Scanee : découpage des liasses, suggestion d’imputation, recherche par le sens, assistant. Les données extraites reviennent ensuite au Canada.
Pas d’entraînement. Vos documents et vos données ne servent pas à entraîner des modèles d’IA, ni chez Scanee ni chez Google. Selon les conditions de Google pour l’API Gemini, Google conserve les requêtes et les réponses 55 jours, uniquement pour détecter les abus et répondre à ses obligations légales.
Pour une entreprise québécoise, ce traitement est une communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Il entre dans votre évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Notre livre blanc « Loi 25 : confier vos factures à Scanee » vous donne les réponses pour la préparer.
Une personne vérifie. Le document s’affiche à côté des données extraites, et votre équipe corrige au besoin. L’IA propose ; elle n’approuve jamais un document et n’exporte rien vers votre ERP sans action ou règle de votre part.
3. Isolation et chiffrement
Chaque client est isolé. Toutes les données portent l’identifiant de leur espace de travail, et chaque requête est vérifiée sur cet identifiant. Les liens de téléchargement générés par Scanee sont signés : un lien modifié ou inventé est refusé.
| Où | Ce qui est en place |
|---|---|
| En transit | Les échanges entre votre navigateur, vos systèmes et Scanee passent par HTTPS (TLS) |
| Au repos | Les fichiers et la base de données sont chiffrés par nos fournisseurs d’hébergement |
| Secrets de vos intégrations | Jetons d’accès aux ERP, clés de votre stockage, jetons de vos webhooks : chiffrés en plus par l’application avant d’être enregistrés |
| Clés d’API de Scanee | Conservées sous forme d’empreinte non réversible ; la clé complète n’est affichée qu’une fois |
4. Accès et rôles
Connexion. Vos utilisateurs se connectent par courriel et mot de passe, ou avec leur compte Google ou Microsoft. La double authentification et l’authentification unique d’entreprise (SSO) sont prévues.
Rôles. Dans l’espace de travail, un administrateur invite et retire les utilisateurs, change les rôles et gère la facturation et les intégrations. Dans chaque projet, un membre est Admin, Éditeur ou Lecteur. Un utilisateur ne voit que les projets qu’il a créés ou dont il est membre.
Personne ne se connecte à votre place. L’application n’a aucun compte de super-administrateur ni aucune fonction permettant à un employé de Scanee de se connecter à la place d’un client.
Un journal pour chaque document. Création, chaque modification de champ avec l’ancienne et la nouvelle valeur, l’auteur et la date, chaque changement de statut, chaque export et la suppression. Il répond aux questions de vos vérificateurs : qui a changé ce montant, quand, et quelle était la valeur d’origine.
5. Conservation et suppression
Par défaut, rien n’est supprimé automatiquement. Vous activez la suppression automatique projet par projet, avec une période en jours et un mode : supprimer les fichiers seulement, ou tout purger.
Vos données vous suivent. Vous pouvez les exporter à tout moment en CSV ou Excel, ou vers votre ERP. La fin de l’abonnement ne supprime aucune donnée : l’espace reste accessible pour exporter ou supprimer vos données.
6. Fournisseurs
| Fournisseur | Rôle pour Scanee | Lieu |
|---|---|---|
| Google Cloud | Hébergement de l’application et des fichiers | Canada |
| Connexion des utilisateurs | Service mondial | |
| Google (Gemini) | Traitement des documents par l’IA, assistant | États-Unis |
| MongoDB Atlas | Base de données | Canada |
| Amazon Web Services | Réception des courriels et envoi des notifications | Canada |
| Stripe | Facturation de l’abonnement ; les numéros de carte ne passent pas par Scanee | États-Unis |
Si vous branchez votre stockage ou votre ERP, ces services sont vos fournisseurs, sous vos contrats ; Scanee y agit avec les accès que vous lui donnez.
7. Signaler un problème
Comme fournisseur de services, Scanee est tenu par la Loi 25 d’aviser sans délai votre responsable de la protection des renseignements personnels de toute violation de la confidentialité de vos données. Pour signaler un problème de sécurité, écrivez à support@scanee.ai.
Pour aller plus loin
Vous remplissez un questionnaire de sécurité ou une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ? Demandez-nous le dossier sécurité complet à support@scanee.ai : il détaille chaque point de cette fiche et répond aux questions habituelles des questionnaires.