Résumé pour la direction
- La saisie d’une facture fournisseur ne se résume pas à taper un montant. Elle comprend la réception, la lecture, les taxes, l’imputation, l’approbation, l’entrée dans l’ERP et le classement. C’est l’ensemble qui coûte.
- La plupart des entreprises ne connaissent pas ce coût. Il se mesure en une heure, sur vingt factures. Ce dossier vous donne la méthode.
- Avec Scanee, l’équipe ne saisit plus : elle vérifie. L’IA extrait chaque document en environ 2 secondes, avec une précision mesurée de 99,4 % sur les champs extraits. Le document s’affiche à côté des données, l’imputation se fait à partir de vos listes de comptes, et la facture validée est créée dans votre ERP avec son PDF.
- Estimation pour 2 000 documents par mois : environ 183 heures libérées et 7 134 $ économisés chaque mois, soit près de 85 600 $ par an (hypothèses à la section 4).
- Le calcul de rentabilité tient en une ligne : Scanee est rentable dès que le temps gagné chaque mois, multiplié par votre coût horaire, dépasse le prix du forfait. Au forfait Pro (99 $ par mois) et à 40 $ de l’heure, le seuil est d’environ 2 h 30 gagnées par mois.
- Votre compte est prêt en 2 minutes, et l’essai gratuit de 14 jours, sans carte de crédit, suffit pour vérifier ce gain sur vos propres factures avant de décider.
Les chiffres-clés
| Chiffre | Ce qu’il mesure | Nature |
|---|---|---|
| 99,4 % | Précision de l’IA sur les champs extraits | Mesuré par Scanee |
| ~2 secondes | Temps d’extraction d’un document | Mesuré par Scanee |
| 5 à 7 minutes | Temps de traitement manuel d’une facture : tri, saisie, vérification | Estimation |
| ~30 secondes | Temps de vérification d’un document avec Scanee | Estimation |
| 1,5 % à 3 % | Taux d’erreur de la saisie manuelle | Estimation |
| 2 minutes | Création du compte : il n’y a rien à installer | Constat |
1. Une facture, neuf gestes
Suivez une facture fournisseur depuis son arrivée jusqu’à son archivage. Dans la plupart des équipes de comptes fournisseurs, elle passe par les mêmes étapes.
| # | Geste | Ce qui se passe | Ce qui peut mal tourner |
|---|---|---|---|
| 1 | Réception | La facture arrive par courriel, par la poste ou dans un dossier partagé | Elle reste dans une boîte de réception personnelle |
| 2 | Ouverture | Quelqu’un l’ouvre, la renomme, la range | Doublon reçu deux fois, par deux canaux |
| 3 | En-tête | Fournisseur, numéro, dates, bon de commande | Faute de frappe dans le numéro, mauvaise date d’échéance |
| 4 | Lignes | Description, quantité, prix unitaire, montant | Lignes oubliées sur une facture de plusieurs pages |
| 5 | Taxes | TPS, TVQ ou TVH, séparées du montant net | Taxe mal ventilée, crédit ou remboursement de taxe sur les intrants perdu |
| 6 | Imputation | Compte de grand livre, centre de coûts, division | Mauvais compte, corrigé à la fin du mois |
| 7 | Approbation | Le responsable valide la dépense | Courriels de relance, facture bloquée en attendant |
| 8 | Entrée dans l’ERP | La facture est ressaisie dans le logiciel comptable | Écart entre le papier et l’écriture |
| 9 | Classement | Le PDF est archivé et relié à l’écriture | Pièce introuvable lors de la vérification |
Chaque geste prend peu de temps. Mis bout à bout, et multipliés par le nombre de factures du mois, ils occupent une part importante de la semaine d’une équipe. Et les erreurs des gestes 3 à 6 ne coûtent pas au moment où on les fait, mais plus tard : à la conciliation, à la clôture, ou lors d’une demande du vérificateur.
2. Les coûts que personne ne mesure
Le temps de saisie est le coût visible. Quatre autres coûts passent souvent sous le radar.
Les erreurs et leur correction. On estime que la saisie manuelle produit de 1,5 % à 3 % d’erreurs. Une facture mal saisie ne coûte pas seulement la minute de la faute. Elle coûte le temps de la trouver, souvent à la conciliation ou à la clôture, puis de la corriger dans l’ERP. Ce temps-là est rarement celui d’un commis : c’est souvent celui du contrôleur.
Les taxes mal ventilées. Une TPS ou une TVQ confondue avec le montant net, c’est un crédit de taxe sur les intrants (CTI) ou un remboursement de taxe sur les intrants (RTI) réclamé en trop ou oublié. L’écart apparaît à la déclaration, ou plus tard lors d’une vérification.
Les retards. Une facture qui attend une saisie ou une approbation, c’est un escompte pour paiement rapide perdu, une pénalité de retard, ou une relation fournisseur qui se tend.
La dépendance à une personne. Quand une seule personne connaît les fournisseurs, les comptes et les exceptions, ses vacances deviennent un risque. Le savoir n’est écrit nulle part.
3. Mesurer votre coût actuel en une heure
Pas besoin d’étude. Prenez vingt factures récentes, représentatives de votre mois : des simples et des longues, des fournisseurs réguliers et des nouveaux.
Étape 1 — Chronométrez. Pour chacune, mesurez le temps total, de l’ouverture jusqu’au classement, approbation comprise si elle passe par la même personne. Faites la moyenne. C’est votre temps par facture, en minutes : t.
Étape 2 — Comptez. Combien de factures traitez-vous par mois ? C’est N. Prenez la moyenne des trois derniers mois, la fin d’année fausse souvent le chiffre.
Étape 3 — Chiffrez l’heure. Utilisez le coût horaire chargé de la personne qui saisit : salaire, avantages sociaux et charges, divisés par les heures travaillées. C’est C, en dollars par heure.
Étape 4 — Calculez.
Coût mensuel de la saisie = N × t ÷ 60 × C
Ajoutez, si vous les connaissez, le temps de correction des erreurs à la clôture et les escomptes perdus. Ils ne sont pas dans la formule, mais ils sont dans votre compte de résultat.
Votre feuille de calcul
| Donnée | Votre valeur |
|---|---|
| N — factures par mois | |
| t — minutes par facture (moyenne sur 20) | |
| C — coût horaire chargé ($) | |
| Coût mensuel = N × t ÷ 60 × C | |
| Temps de correction à la clôture (heures par mois, facultatif) | |
| Escomptes perdus et pénalités (par mois, facultatif) |
Un exemple : un lot de 30 factures
À 5 à 7 minutes par facture (estimation), un lot de 30 factures demande de 2 h 30 à 3 h 30 de travail, soit près d’une demi-journée. À 40 $ de l’heure, c’est environ 120 $ de main-d’œuvre pour ce seul lot. Avec Scanee, chaque facture est extraite en environ 2 secondes et les documents d’un lot sont traités en parallèle : il reste la vérification.
4. Le seuil de rentabilité
Le calcul inverse est plus utile encore : combien de temps Scanee doit-il vous faire gagner pour se payer ?
Heures à gagner par mois = prix du forfait ÷ C
| Forfait | Prix par mois | Seuil à 30 $ de l’heure | Seuil à 40 $ de l’heure | Seuil à 60 $ de l’heure |
|---|---|---|---|---|
| Starter | 39 $ | 1 h 18 | 59 min | 39 min |
| Pro | 99 $ | 3 h 18 | 2 h 29 | 1 h 39 |
| Scale | 199 $ | 6 h 38 | 4 h 59 | 3 h 19 |
Lisez ce tableau avec votre propre volume. Au forfait Pro, à 40 $ de l’heure, Scanee est rentable dès qu’il vous fait gagner environ 2 h 30 par mois. Sur 600 factures, cela représente 15 secondes gagnées par facture.
Estimation pour 2 000 documents par mois
Hypothèses : 6 minutes par facture à la main, 30 secondes de vérification avec Scanee, coût horaire chargé de 40 $, forfait Scale (199 $ par mois, 2 500 crédits).
| Poste | À la main | Avec Scanee | Écart |
|---|---|---|---|
| Temps par document | 6 minutes | 30 secondes de vérification | 12 fois moins |
| Heures par mois | 200 h | 16,7 h | 183,3 h libérées |
| Coût de la main-d’œuvre | 8 000 $ | 667 $ | 7 333 $ |
| Abonnement Scanee | — | 199 $ | |
| Frais d’implantation | — | 0 $ | |
| Total par mois | 8 000 $ | 866 $ | 7 134 $ économisés |
Soit environ 85 600 $ par an, et un abonnement rentabilisé dès le premier mois. Ce sont des estimations : remplacez les hypothèses par vos propres chiffres (section 3), puis vérifiez le temps de vérification réel pendant l’essai (section 7).
5. Ce que Scanee change, geste par geste
Scanee ne change pas votre processus comptable. Il retire la saisie et garde les contrôles.
| Geste | Avant | Avec Scanee |
|---|---|---|
| Réception | Courriels, dossiers, papier, à trier à la main | Les factures arrivent dans le projet : glisser-déposer, import depuis Google Drive, OneDrive, Dropbox ou SharePoint, adresse courriel dédiée (Pro et Scale) ou API |
| En-tête et lignes | Saisie champ par champ | Extraction automatique, y compris les tableaux de lignes sur plusieurs pages |
| Taxes | Ventilation à la main | Taxes et zone fiscale extraites dans leurs propres champs (TPS et TVQ séparées, ou montant des taxes, selon le modèle) ; une consigne en français peut préciser vos règles |
| Vérification | Relecture du papier contre l’écran | Le document à gauche, les données à droite ; un clic sur une valeur montre où elle se trouve sur la facture |
| Imputation | De mémoire ou dans un tableur | Fournisseurs, comptes de grand livre et centres de coûts importés de votre ERP ; vous choisissez dans ces listes, sur l’en-tête et sur chaque ligne |
| Validation | Courriels et relances | Le document passe à « Terminé » une fois vérifié ; l’envoi vers l’ERP peut être réservé à ce statut |
| Entrée dans l’ERP | Ressaisie | La facture validée est créée dans Business Central, QuickBooks Online, Sage Accounting ou Odoo, et dans Xero pour un projet créé à partir du modèle Xero, avec ses lignes et le PDF joint. Le traitement des taxes varie selon l’ERP : voir le livre blanc des connecteurs ERP |
| Classement | Dossier à tenir à jour | Le PDF reste relié à la facture, dans Scanee et dans l’ERP |
| Traçabilité | Qui a changé quoi ? | Chaque modification est enregistrée : ancienne et nouvelle valeur, auteur, date |
Pour les systèmes qui ne sont pas connectés directement, l’export se fait en CSV ou Excel au format de colonnes que vous définissez, par Zapier ou Make, ou par API.
6. Le contrôle reste chez vous
Un outil qui accélère la saisie ne doit pas affaiblir les contrôles internes. Scanee est conçu pour l’inverse.
Personne ne valide à votre place. L’IA propose ; une personne de votre équipe vérifie chaque document avant l’export. Le document source est toujours affiché à côté des données.
Les accès sont limités. Vous invitez votre équipe et choisissez son rôle dans chaque projet : Admin, Éditeur ou Lecteur. Seuls l’Admin et l’Éditeur peuvent sélectionner et exporter des documents en lot.
Rien ne part sans vérification. Réglez l’envoi vers l’ERP sur le statut « Terminé » : une facture n’y entre qu’une fois qu’une personne l’a vérifiée.
Tout laisse une trace. Le journal des modifications répond aux questions du vérificateur : qui a changé ce montant, quand, et quelle était la valeur d’origine.
Vos règles sont écrites. Les champs, les listes de comptes et les consignes de chaque projet sont configurés dans Scanee. Le savoir ne dépend plus d’une seule personne.
Vos données restent vos données. Les fichiers et les données sont hébergés au Canada, et l’IA ne s’entraîne pas sur vos documents. Pour les détails, voir la fiche Sécurité et confidentialité de Scanee.
7. Évaluer Scanee en 14 jours
L’essai est gratuit pendant 14 jours et ne demande aucune carte de crédit. Voici comment l’utiliser pour décider sur des chiffres.
Jours 1 et 2 — Préparer. Créez votre compte (2 minutes) et un projet « Factures fournisseurs ». Gardez de côté les vingt factures chronométrées à la section 3 : elles serviront de référence.
Jours 3 à 7 — Mesurer. Déposez ces vingt factures dans Scanee. Chronométrez cette fois le temps de vérification et de correction, par facture. Notez les champs que vous avez dû corriger.
Jours 8 à 12 — Brancher. Connectez votre ERP ou définissez votre format d’export. Importez vos fournisseurs et vos comptes. Traitez une semaine réelle de factures.
Jours 13 et 14 — Décider. Remplissez la grille ci-dessous.
| Critère | Mesure | Votre résultat |
|---|---|---|
| Temps par facture avant | t (section 3) | |
| Temps par facture avec Scanee | Moyenne mesurée aux jours 3 à 7 | |
| Heures gagnées par mois | (avant − avec) × N ÷ 60 | |
| Seuil du forfait visé | Tableau de la section 4 | |
| Corrections nécessaires | Champs corrigés sur 20 factures | |
| Intégration | Facture créée correctement dans l’ERP | |
| Adoption | Avis de la personne qui fait la saisie aujourd’hui |
Si les heures gagnées dépassent le seuil de votre forfait, la décision est simple. Sinon, vous le saurez sans avoir rien payé.
8. Coûts et forfaits
Prix en dollars canadiens, par mois.
| Starter | Pro | Scale | |
|---|---|---|---|
| Prix | 39 $ | 99 $ | 199 $ |
| Utilisateurs | 1 | jusqu’à 5 | jusqu’à 10 |
| Projets | jusqu’à 3 | jusqu’à 15 | jusqu’à 30 |
| Crédits par mois | 500 | 1 000 | 2 500 |
| Stockage inclus | 5 Go | 25 Go | 100 Go |
| Réception par courriel | — | oui | oui |
| Zapier, Make et API | — | oui | oui |
| Votre propre stockage (S3, Google Cloud, Azure, SFTP) | — | — | oui |
Un crédit traite généralement un document standard de une à trois pages ; un document plus complexe peut en demander davantage. Avec le paiement à l’usage (Pro et Scale), chaque crédit supplémentaire au-delà du forfait est facturé 0,01 $ à la fin du cycle. Les connexions aux ERP, aux tableurs et aux dossiers cloud sont incluses, sans frais d’intégration. Pour les volumes plus élevés, le forfait Entreprise est établi sur mesure.
9. Les questions à poser avant d’acheter
Que vous choisissiez Scanee ou un autre outil, ces questions évitent les mauvaises surprises.
- Le coût est-il prévisible ? Que se passe-t-il si je dépasse mon volume ?
- Qui vérifie les données avant qu’elles entrent dans l’ERP ? Le document source est-il affiché à côté ?
- L’outil crée-t-il la facture dans mon ERP, avec le PDF, ou faut-il encore importer un fichier ?
- Puis-je exiger une vérification humaine avant que la facture parte dans l’ERP ?
- Chaque modification est-elle tracée, avec son auteur et sa date ?
- Où sont hébergées mes données, où sont-elles traitées, et l’IA s’entraîne-t-elle dessus ?
- Combien de temps faut-il pour démarrer, et qui doit intervenir ?
- Puis-je essayer sur mes propres documents avant de payer ?
Conclusion
La saisie des factures coûte ce que vous ne mesurez pas encore. Une heure et vingt factures suffisent pour le savoir. Le seuil de rentabilité de Scanee se calcule ensuite en une ligne, et l’essai de 14 jours permet de vérifier le gain sur vos documents, avec votre équipe, avant de payer quoi que ce soit.
Prochaine étape. Chronométrez vingt factures cette semaine, puis créez votre compte d’essai sur scanee.ai. Pour une démonstration avec vos propres documents, écrivez-nous depuis scanee.ai.