Connecteurs ERP sans code

En bref

• Scanee se connecte directement à cinq logiciels comptables : Microsoft Dynamics 365 Business Central, QuickBooks Online, Sage Accounting, Odoo et Xero. La connexion se fait depuis Scanee, avec un compte de votre ERP, sans développement ni module à installer.
• De l’ERP vers Scanee : vos fournisseurs, vos comptes de grand livre, vos centres de coûts ou dimensions et, selon l’ERP, vos employés. Chaque facture est imputée avec vos codes.
• De Scanee vers l’ERP : la facture fournisseur, avec ses lignes, son imputation, le PDF original et une référence qui renvoie au document dans Scanee.
• Rien ne part sans un geste de votre équipe : un export manuel ou le passage de la facture au statut Terminé. Un fournisseur inconnu de l’ERP bloque l’envoi au lieu d’être deviné.
• Après l’envoi, la référence du document dans l’ERP et un lien direct s’affichent dans Scanee. Scanee ne lance jamais la validation (le report) d’un document.
• Pour un autre logiciel : fichier CSV, Excel ou JSON au format de colonnes que vous choisissez, Google Sheets, Excel Online, Zapier, Make, webhook ou API.

1. Comment fonctionne une connexion

1. Un administrateur de votre compte Scanee ouvre Intégrations, clique sur Ajouter une connexion et choisit l’ERP.
2. Il autorise Scanee. Pour Business Central, QuickBooks Online, Sage et Xero, la page de connexion de l’éditeur s’ouvre : vous vous connectez avec votre compte habituel et acceptez les accès demandés. Pour Odoo, vous saisissez l’adresse de l’instance, la base, l’utilisateur et une clé d’API.
3. Il choisit la cible : compagnie, entreprise, société ou organisation, selon l’ERP.
4. Il crée un projet à partir du modèle de l’ERP. Le modèle importe aussitôt les fournisseurs, les comptes et les centres de coûts, et prépare les champs : numéro, dates, fournisseur, compte, centre de coûts, devise, zone fiscale, montants, lignes.

Les jetons d’accès et la clé d’API Odoo sont chiffrés (AES-256). Si une autorisation expire ou est retirée, la connexion s’affiche en rouge avec un bouton Reconnecter. Vous pouvez créer plusieurs connexions au même ERP, une par compagnie par exemple, et choisir pour chaque projet celle qu’il utilise.

Les connecteurs ERP sont inclus dans tous les forfaits, dès Starter, sans frais d’intégration.

2. Ce qui se synchronise dans les deux sens

Les reçus et notes de frais suivent le même chemin : ils sont créés comme factures fournisseurs, après vérification que l’employé existe dans l’ERP.

3. Microsoft Dynamics 365 Business Central

Connexion. Compte Microsoft ayant accès à Business Central ; Scanee agit avec ses droits. Selon la politique de votre locataire Entra, un administrateur peut devoir approuver l’application. Vous choisissez l’environnement, puis la compagnie.

Importé. Fournisseurs (numéro, nom, numéro de taxe, devise), comptes imputables (sans les comptes de total ni d’en-tête), valeurs de toutes les dimensions, employés actifs, groupes de comptabilisation fournisseur.

Créé. Une facture d’achat : fournisseur, numéro de facture du fournisseur, date de facture et de report, échéance, devise. Une ligne de type Compte par ligne de facture, avec description, quantité, coût unitaire et compte ; sans lignes extraites, une ligne au montant hors taxes. Dimensions sur les lignes et l’en-tête, référence Scanee et notes en lignes de commentaire, PDF joint.

Envoi et numéro. Au statut Terminé avec le modèle Business Central, ou à l’export manuel. Scanee affiche le numéro de la facture d’achat et un lien qui l’ouvre.

Limites connues.

• Aucun montant de taxe n’est transmis : chaque ligne reçoit le groupe de taxe TAXABLE ou NONTAXABLE, et Business Central calcule la taxe.
• Le fournisseur doit avoir un groupe de comptabilisation, sinon l’envoi échoue avec un message qui le dit.
• Une ligne sans compte reçoit un compte de charge par défaut : vérifiez ce champ avant de passer à Terminé.

4. QuickBooks Online

Connexion. Compte Intuit. Une connexion correspond à une entreprise QuickBooks.

Importé. Fournisseurs actifs, comptes actifs de charges et de coût des produits vendus, classes et services (départements) actifs, employés actifs.

Créé. Une facture fournisseur (Bill) : fournisseur, numéro de référence (celui de la facture du fournisseur), date, échéance, devise, référence Scanee dans le mémo. Une dépense par compte pour chaque ligne, avec montant, description, compte et classe. PDF joint.

Envoi et numéro. Au statut Terminé avec le modèle QuickBooks, ou à l’export manuel. Scanee affiche le numéro de référence et un lien direct.

Limites connues.

• Aucun code de taxe n’est transmis : la TPS, la TVQ ou la TVH ne sont pas ventilées. Avec des lignes, la facture reprend leur montant ; sans lignes, une seule ligne porte le total, taxes comprises.
• Seules les classes sont transmises ; les services sont importés mais pas appliqués.
• Une facture en devise étrangère demande le multidevise activé dans QuickBooks.
• Une ligne dont le compte n’est pas reconnu reçoit un compte de charge par défaut.

5. Sage Accounting

Ce connecteur vise Sage Accounting (Sage Business Cloud Accounting), en ligne. Il ne couvre ni Sage 50, ni Sage 300, ni Sage Intacct.

Connexion. Compte Sage ; vous choisissez l’entreprise si le compte en a plusieurs.

Importé. Contacts fournisseurs, comptes utilisables pour les dépenses, catégories d’analyse. Les taux de taxe sont lus à chaque envoi.

Créé. Une facture d’achat : fournisseur, référence du fournisseur, date, échéance, référence Scanee, notes. Chaque ligne porte description, compte, quantité, prix unitaire, montant hors taxes, taux et montant de taxe, catégorie d’analyse. PDF joint.

Taxes. Scanee associe le taux Sage le plus proche du taux réel de la facture. La zone fiscale, si elle est indiquée, prime : Québec 14,975 %, Ontario 13 %, fédéral 5 %, Maritimes 15 %. Une facture exonérée reçoit un taux zéro.

Envoi et numéro. Au statut Terminé avec le modèle Sage, ou à l’export manuel. Scanee affiche le numéro de facture du fournisseur tel qu’il est enregistré dans Sage, avec un lien direct.

Limites connues.

• Avec Sage Accounting Start, l’API refuse les factures d’achat. Scanee tente une saisie rapide sur une seule ligne ; si elle est refusée aussi, un message demande l’abonnement Standard.
• La devise n’est pas transmise. Si le dossier n’a aucun taux taxable, la taxe s’ajoute à la charge.
• Une ligne dont le compte n’est pas reconnu reçoit un compte de charge par défaut.

6. Odoo

Connexion. Pas de page d’autorisation : adresse de l’instance (Odoo Online, Odoo.sh ou votre serveur), base, utilisateur et clé d’API, créée dans les préférences de l’utilisateur, onglet Sécurité du compte. La clé donne les droits de cet utilisateur : prévoyez un utilisateur dédié, limité à la facturation. L’instance doit être joignable depuis Internet.

Importé. Fournisseurs, plan comptable, comptes analytiques, employés. Les taxes d’achat sont lues à chaque envoi.

Créé. Une facture fournisseur en brouillon : partenaire, référence du fournisseur, dates, société, référence Scanee en note interne. Chaque ligne porte libellé, quantité, prix unitaire, compte, distribution analytique (100 % au compte choisi) et taxes. Le PDF est joint comme pièce principale.

Taxes. Selon la zone fiscale : Québec, la taxe combinée à 14,975 % si elle existe, sinon TPS 5 % et TVQ 9,975 % ; Ontario, TVH 13 % ; fédéral, 5 % ; Maritimes, 15 % ; Colombie-Britannique, 12 % ; exonéré, 0 %. Sans zone, Scanee part du taux réel. Odoo recalcule ensuite les montants.

Envoi et numéro. Le modèle Odoo des factures n’envoie pas automatiquement : vous exportez depuis la liste ou le document, ou un administrateur ajoute l’envoi au statut Terminé. Odoo numérote la facture à sa confirmation ; en brouillon, Scanee affiche la référence du fournisseur et un lien.

Limites connues.

• La devise n’est pas transmise : la facture prend celle de la société.
• La distribution analytique suit le format des versions récentes d’Odoo.

7. Xero

Connexion. Compte Xero ; vous choisissez l’organisation.

Importé. Contacts fournisseurs (ou contacts actifs si aucun n’est marqué fournisseur), comptes actifs, catégories de suivi et leurs options.

Créé. Une facture fournisseur (Bill) en brouillon : contact, numéro de facture, dates, devise, référence Scanee. Chaque ligne porte description, quantité, montant unitaire hors taxes, code de compte et catégorie de suivi. PDF joint.

Envoi et numéro. Au statut Terminé avec le modèle Xero, ou à l’export manuel. Scanee affiche le numéro de facture et un lien direct.

Limites connues.

• Scanee ne choisit pas le taux de taxe : Xero applique le taux par défaut de chaque compte. Vérifiez que vos comptes de charges portent le bon taux.
• Les employés ne sont pas importés ; un reçu est créé au nom du marchand ou de l’employé.
• L’import s’arrête à 5 000 fournisseurs.
• L’export vers Xero s’active en créant le projet à partir du modèle Xero.
• Une ligne dont le compte n’est pas reconnu reçoit un compte de charge par défaut.

8. Quand l’ERP n’est pas connecté

Chaque modèle d’ERP comprend aussi un export CSV, désactivé par défaut, à garder en secours. Sage 50, Acomba et Avantage n’ont pas de connexion directe : l’export passe par un fichier.

9. Les contrôles

Rien n’est envoyé sans geste humain. Une facture part quand quelqu’un l’exporte, ou quand quelqu’un la passe à Terminé après l’avoir vérifiée, le document à côté des données. Le statut déclencheur se règle dans l’onglet Exports du projet. Nous recommandons de le garder à Terminé.

Le fournisseur n’est jamais deviné. Scanee le retrouve par son identifiant dans l’ERP, puis par correspondance exacte : numéro, nom ou numéro de taxe selon l’ERP. S’il n’existe pas, l’envoi est bloqué et une fenêtre propose de le créer avec les informations extraites ; seul un administrateur confirme. Même règle pour un employé. Un fournisseur supprimé dans l’ERP est détecté à l’envoi.

Le statut d’export est visible. Sur chaque facture : en cours, exportée (référence et lien) ou en échec, avec le motif : fournisseur ou employé absent, autorisation expirée, compagnie non choisie, groupe de comptabilisation manquant, multidevise désactivé, abonnement Sage insuffisant.

La trace va dans les deux sens. La référence Scanee (par exemple « SCN: FOURN/#1042 », fictive) est inscrite dans l’ERP, la référence de l’ERP revient dans Scanee, et le PDF est joint au document.

Un second export crée un second document. La référence affichée sur la facture indique qu’elle est déjà partie.

10. Questions fréquentes des administrateurs d’ERP

Faut-il installer quelque chose dans l’ERP ? Non. Scanee utilise les API publiques de chaque éditeur. Pour Odoo, une clé d’API suffit.

Quels droits donner ? Ceux d’un utilisateur qui crée des fournisseurs et des factures fournisseurs. L’accès demandé est parfois plus large que l’usage : Scanee lit les listes décrites ici et n’écrit que des factures fournisseurs, leurs pièces jointes, et les fournisseurs ou employés que vous confirmez.

Peut-on tester sans toucher à la production ? Oui : environnement Sandbox dans Business Central, base de test dans Odoo, organisation de démonstration dans Xero. Pour QuickBooks Online et Sage, une entreprise d’essai de l’éditeur se connecte comme une autre.

Nous avons plusieurs compagnies. Créez une connexion par compagnie et associez chaque projet à la sienne. Les cabinets comptables font de même, un projet par client.

Les listes se mettent-elles à jour seules ? Non. Elles sont importées à la création du projet, puis à la demande, y compris pendant la vérification d’une facture. L’import lit jusqu’à 10 000 fournisseurs et 10 000 comptes, sauf dans Xero (5 000 fournisseurs) ; dans Sage, il lit les 200 premières catégories d’analyse.

Où vont nos données ? Les fichiers et les données sont hébergés au Canada. Les documents sont traités par l’IA aux États-Unis, chez Google, et l’IA ne s’entraîne pas sur vos documents. Les données vont des serveurs de Scanee à l’API de votre ERP. Voir aussi la fiche Sécurité et confidentialité de Scanee.

Conclusion

Un connecteur Scanee lit vos listes de référence pour imputer chaque facture avec vos codes, puis crée la facture fournisseur dans votre ERP, avec ses lignes, son PDF et une référence croisée. La validation comptable reste dans l’ERP, et chaque envoi suit une vérification humaine. Les limites décrites ici, surtout pour les taxes dans QuickBooks Online et Xero, se vérifient en quelques factures.

Prochaine étape. Pendant l’essai gratuit de 14 jours, sans carte de crédit, connectez votre ERP sur un environnement de test, créez un projet à partir de son modèle et envoyez cinq factures réelles. Contrôlez dans l’ERP le fournisseur, les comptes, les taxes et la pièce jointe. Pour une démonstration avec votre ERP, écrivez-nous depuis scanee.ai.