Résumé pour la direction
- Dans Scanee, chaque client du cabinet a son propre projet : ses champs, son plan comptable, son adresse de réception, son format d’export et ses membres.
- Le client envoie ses pièces à l’adresse de son projet, ou le cabinet les importe depuis le dossier partagé du client. Le cabinet ne réclame plus que celles qui manquent.
- L’IA extrait chaque pièce en environ 2 secondes, avec une précision mesurée de 99,4 % sur les champs extraits. À 5 à 7 minutes par pièce saisie à la main (estimation), c’est l’essentiel du temps de saisie du cabinet qui devient du temps de vérification.
- Les techniciens vérifient et corrigent ; le responsable du dossier contrôle avant l’export. Chaque modification est enregistrée, avec son auteur et sa date.
- La marge d’un client se calcule avec ses honoraires, les heures passées sur son dossier et sa part du forfait Scanee. Ce document donne la méthode.
- Le forfait suit le nombre de clients : 3 projets au Starter, 15 au Pro, 30 au Scale, sur mesure au-delà. Le plus simple est de commencer avec trois clients pilotes.
Ce livre blanc complète l’article « Cabinet comptable : traiter les pièces de 30 clients en fin de mois » (scanee.ai/fr/articles/cabinet-comptable-pieces-fin-de-mois/), qui décrit la méthode au fil de l’eau. Il ne la répète pas. Il traite de ce qui vient ensuite : configurer chaque client, répartir le travail, mesurer la marge, choisir le forfait et démarrer.
1. Un projet par client
Un projet Scanee est un espace de travail fermé sur lui-même. Pour un cabinet, la règle est simple : un client, un projet.
| Élément du client | Onglet du projet | Ce que cela donne |
|---|---|---|
| Champs à extraire | Champs | Fournisseur, dates, montants, TPS, TVQ ou TVH, compte, centre de coûts |
| Listes : comptes, fournisseurs, centres de coûts | Champs | L’imputation se fait dans le plan comptable de ce client |
| Consignes en français | Général | Ses habitudes écrites une fois, par exemple « les factures d’Hydro-Québec vont au compte 5210 » |
| Découpage des liasses | Général | Le PDF qui regroupe tout le mois devient une pièce par document |
| Adresse courriel et expéditeurs approuvés | Réception | Le client et ses fournisseurs envoient les pièces dans son projet |
| Destinations d’export | Exports | Les pièces vérifiées partent dans son logiciel, dans son format |
| Suppression automatique | Stockage | La conservation est réglée client par client |
| Membres | Membres | Seules les personnes affectées au dossier y travaillent |
Nommez tous les projets avec la même règle, par exemple « Tremblay — Fournisseurs », pour que n’importe qui puisse reprendre un dossier.
2. Recevoir les pièces sans courir après
Une adresse courriel par client. Chaque projet a sa propre adresse de réception, sous la forme projet.espace@email.scanee.ai. Le client y transfère ses factures, ou la donne à ses fournisseurs. La réception par courriel est incluse aux forfaits Pro et Scale.
Des expéditeurs approuvés. Dans l’onglet Réception, inscrivez les adresses autorisées pour ce client : la sienne, celle de son commis comptable, celles de ses fournisseurs. Un courriel venu d’une autre adresse n’entre pas dans le projet, et son expéditeur reçoit un avis de refus.
Un dossier partagé. Pour le client qui préfère déposer ses fichiers, partagez avec lui un dossier Google Drive, OneDrive, Dropbox ou SharePoint. Le technicien en importe les fichiers dans le projet avec « Depuis vos disques Cloud ». L’import se fait à la main : Scanee ne surveille pas le dossier.
La boîte de reçus. Numérisez la pile en un seul PDF et glissez-le dans le projet : Scanee sépare la liasse en une pièce par document.
Le changement tient en un courriel au client, par exemple :
Bonjour, à partir de ce mois-ci, envoyez vos factures et reçus à tremblay.cabinet-exemple@email.scanee.ai dès que vous les recevez. Vous pouvez aussi donner cette adresse à vos fournisseurs. Dites-nous quelles adresses accepter. Plus besoin de nous envoyer un paquet à la fin du mois.
Cette adresse est fictive. Celle de chaque client s’affiche dans l’onglet Réception de son projet.
3. Un plan comptable et un format d’export par client
Partir du bon modèle. À la création d’un projet, des modèles préparent les champs pour QuickBooks Online, Business Central, Sage Accounting, Odoo, Xero, Sage 50, Acomba et Avantage, ainsi que pour les factures, les reçus et les relevés bancaires en général.
Le plan comptable du client. Les listes d’un projet lui sont propres. Elles sont lues dans le logiciel du client quand il est connecté, ou importées d’un tableur. Le compte proposé pour une pièce vient de la liste de ce client.
Plusieurs logiciels dans le même cabinet. Un même espace Scanee peut connecter plusieurs logiciels différents, et plusieurs dossiers d’entreprise d’un même logiciel : le QuickBooks Online du client A, celui du client B, le Business Central du client C. Au moment de choisir la compagnie, Scanee signale celles qui sont déjà connectées. Dans l’onglet Exports du projet, vous choisissez la connexion de ce client.
| Logiciel du client | Comment les pièces y arrivent |
|---|---|
| Business Central, QuickBooks Online, Sage Accounting, Odoo | Création directe de la facture, avec ses lignes et le PDF |
| Xero | Création directe, pour un projet créé à partir du modèle Xero |
| Sage 50, Acomba, Avantage | Fichier CSV au format du logiciel, avec un guide d’import pas à pas |
| Google Sheets, Excel Online | Ajout direct dans le classeur du client |
| Autre logiciel | CSV, Excel ou JSON au format de colonnes que vous définissez, ou webhook |
Le traitement des taxes varie d’un logiciel à l’autre : voir le livre blanc des connecteurs ERP.
Un projet modèle. Une fois un client bien configuré, dupliquez son projet pour le suivant. La copie reprend les champs, la structure des listes, la consigne, les réglages, les exports et les expéditeurs approuvés, sans les documents, les membres ni les valeurs des listes. Avant de donner l’adresse au nouveau client :
- Remplacez les expéditeurs approuvés, repris du projet d’origine.
- Choisissez, dans les exports, la connexion du nouveau client.
- Mettez à jour ses listes depuis son propre logiciel.
4. Répartir le travail : techniciens et responsable
Deux réglages se complètent. Le rôle dans l’espace décide de ce que la personne administre. Le rôle dans le projet décide de ce qu’elle peut modifier dans ce dossier.
| Personne | Rôle dans l’espace | Rôle dans le projet | Ce qu’elle fait |
|---|---|---|---|
| Associé ou gestionnaire | Admin | Voit tous les projets | Crée les projets, connecte les logiciels, invite l’équipe, suit l’utilisation |
| Responsable du dossier | Visualisateur ou Admin | Admin | Contrôle les pièces vérifiées et les passe à Terminé |
| Technicien | Visualisateur | Éditeur | Vérifie, corrige et impute les pièces de ses clients |
| Consultation | Visualisateur | Lecteur | Consulte le dossier |
Le parcours d’une pièce :
- Nouveau. La pièce arrive dans le projet du client.
- En révision. Scanee l’a lue. Le technicien la vérifie à côté du document source, corrige et confirme l’imputation.
- Terminé. Le responsable contrôle la pièce et la passe à Terminé.
- Export. Avec l’option « Déclenchement auto sur statuts » de l’onglet Exports, la pièce part dans le logiciel du client dès qu’elle passe à Terminé. Sinon, l’export se lance à la main.
Fixez une règle claire : seul le responsable passe une pièce à Terminé. Le journal des modifications permet de le vérifier. Il enregistre chaque changement (ancienne et nouvelle valeur, auteur, date) et chaque export avec sa destination.
5. La fin de mois, client par client
Avec la réception au fil de l’eau, la fin de mois devient la même liste de contrôle pour chaque client.
| Contrôle | Où le voir dans Scanee | Qui |
|---|---|---|
| Plus aucune pièce à Nouveau ou En révision | Liste des documents du projet, filtrée par statut | Technicien |
| Pièces manquantes | Rapprochement bancaire : les transactions sans pièce sont à réclamer | Technicien, puis le client |
| Montants inhabituels, nouveaux fournisseurs, taxes | Pièces du mois, document source à côté | Responsable |
| Exports du mois | Journal de chaque pièce : date et destination | Responsable |
| Utilisation du client | Facturation et utilisation, filtrée par projet et par période | Associé |
Un dossier est prêt quand toutes ses pièces sont à Terminé et que les pièces manquantes ont été réclamées. Le guide « Faire un rapprochement bancaire », sur scanee.ai, décrit cette recherche.
6. Mesurer la marge de chaque client
La tenue de livres se facture souvent à forfait mensuel. Le prix est fixe, le temps varie : un client qui envoie tout le dernier jour coûte plus cher qu’un client qui envoie ses pièces au fil du mois, pour les mêmes honoraires.
Pour chaque client, sur un mois :
Marge du client = H − (Tt × Ct) − (Tr × Cr) − S
H : honoraires mensuels. Tt et Ct : heures des techniciens sur le dossier et leur coût horaire chargé. Tr et Cr : la même chose pour le responsable. S : part de Scanee pour ce client.
Les heures se notent dans votre feuille de temps, par client : Scanee ne mesure pas le temps passé. Il fournit en revanche l’utilisation par client. La page Facturation et utilisation affiche les crédits consommés par projet, par utilisateur et par période. Pour S, prenez le prix du forfait divisé par le nombre de clients actifs, ou, au prorata, le prix du forfait multiplié par la part des crédits du mois consommée par ce client.
| Donnée, par client | Avant Scanee | Avec Scanee |
|---|---|---|
| H — honoraires mensuels ($) | ||
| Tt × Ct — coût des techniciens ($) | ||
| Tr × Cr — coût du responsable ($) | ||
| S — part de Scanee ($) | 0 | |
| Marge ($) |
Exemple fictif, pour lire la formule
Un cabinet fictif facture 450 $ par mois à un client fictif. Le mois dernier, les techniciens ont passé 6 heures sur le dossier à 35 $ de l’heure (210,00 $), et le responsable 1 h 30 à 75 $ de l’heure (112,50 $). La marge est de 450 − 210 − 112,50 = 127,50 $, soit 28,3 % des honoraires. Ces chiffres sont inventés. Remplacez-les par les vôtres.
Le seuil, client par client
Combien de temps Scanee doit-il faire gagner sur un dossier pour couvrir sa part ? Si tous les projets du forfait sont utilisés, la part de chaque client est de 13,00 $ au Starter (39 $ ÷ 3), 6,60 $ au Pro (99 $ ÷ 15) et 6,63 $ au Scale (199 $ ÷ 30).
| Forfait | Part par client | Seuil à 30 $ de l’heure | Seuil à 40 $ de l’heure | Seuil à 60 $ de l’heure |
|---|---|---|---|---|
| Starter (3 clients) | 13,00 $ | 26 min | 20 min | 13 min |
| Pro (15 clients) | 6,60 $ | 13 min | 10 min | 7 min |
| Scale (30 clients) | 6,63 $ | 13 min | 10 min | 7 min |
Dans l’exemple fictif, au forfait Scale et à 35 $ de l’heure, Scanee couvre sa part dès qu’il fait gagner environ 11 minutes de technicien par mois sur ce dossier. Le gain réel se mesure pendant le pilote (section 9).
7. Quel forfait selon le nombre de clients
Avec un projet par client, le nombre de clients donne le forfait. Le nombre de personnes qui travaillent dans Scanee peut le faire monter d’un cran.
| Clients | Forfait | Prix par mois | Utilisateurs | Crédits par mois | Crédits moyens par client | Réception par courriel |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 3 | Starter | 39 $ | 1 | 500 | 166 | — |
| 4 à 15 | Pro | 99 $ | jusqu’à 5 | 1 000 | 66 | oui |
| 16 à 30 | Scale | 199 $ | jusqu’à 10 | 2 500 | 83 | oui |
| Plus de 30 | Entreprise | sur mesure | sur mesure | sur mesure | — | sur mesure |
Prix en dollars canadiens. La moyenne par client suppose que tous les projets du forfait sont utilisés.
- Un client, un projet, en général. Si les relevés bancaires d’un client sont traités dans un projet à part, comptez deux projets pour lui.
- Les crédits sont communs à tout le cabinet. Un crédit traite généralement un document standard de une à trois pages ; un document plus complexe peut en demander davantage.
- Le dépassement est prévisible. Avec le paiement à l’usage (Pro et Scale), chaque crédit supplémentaire au-delà du forfait est facturé 0,01 $ à la fin du cycle.
Les connexions aux logiciels comptables, aux tableurs et aux dossiers cloud sont incluses, sans frais d’intégration.
8. La confidentialité entre clients
Un cabinet garde les dossiers de dizaines d’entreprises au même endroit. Il faut aussi garder chaque client à sa place.
| Ce qui sépare les clients | Comment |
|---|---|
| Un projet par client | Pièces, champs, listes, consignes, adresse, expéditeurs et exports appartiennent au projet ; les comptes proposés viennent des listes de ce projet |
| Une adresse filtrée | Un courriel n’entre dans un projet que si l’expéditeur figure dans sa liste approuvée |
| Le bon dossier comptable | Chaque export pointe vers la connexion choisie pour ce client ; au choix de la compagnie, Scanee signale celles qui sont déjà connectées |
| Chacun ses dossiers | Les administrateurs voient tous les projets ; les autres membres ne voient dans leur liste que ceux auxquels ils ont été ajoutés |
| Le cabinet séparé des autres clients de Scanee | Chaque requête vers les données est limitée à l’espace de travail du cabinet |
| Une trace de chaque geste | Le journal des modifications : qui a changé quoi, quand, la valeur d’origine, la date d’export |
| Une conservation par client | Onglet Stockage, section « Rétention et confidentialité des données » : délai en jours, fichier seul ou purge complète ; désactivée par défaut |
Les fichiers et les données sont hébergés au Canada. La lecture des documents par l’IA se fait aux États-Unis, chez Google (Gemini). L’IA ne s’entraîne pas sur les documents de vos clients. Pour le détail, voir la fiche Sécurité et confidentialité de Scanee.
9. Démarrer avec trois clients pilotes
Ne changez pas tout le cabinet d’un coup. Choisissez trois clients qui représentent vos cas difficiles :
| Client pilote | Ce que vous testez |
|---|---|
| Un client sur QuickBooks Online, Business Central, Sage Accounting ou Odoo | La création directe des pièces dans son logiciel |
| Un client sur Sage 50, Acomba ou Avantage | L’export CSV et le guide d’import |
| Le client qui envoie tout en vrac | La liasse et la boîte de reçus, qui pèsent le plus sur la fin de mois |
L’essai est gratuit pendant 14 jours, sans carte de crédit.
Jours 1 à 3 — Préparer. Relevez les heures du mois dernier pour chaque client pilote et remplissez la colonne « Avant Scanee » de la section 6. Créez les trois projets à partir du bon modèle, connectez les logiciels, importez les listes.
Jours 4 et 5 — Prévenir. Envoyez à chaque client son adresse avec le message de la section 2. Inscrivez ses expéditeurs approuvés. Ajoutez le technicien et le responsable au projet.
Jours 6 à 12 — Traiter au fil de l’eau. Le technicien vérifie, le responsable passe à Terminé. Notez le temps passé par client et les champs corrigés.
Jours 13 et 14 — Décider.
| Critère | Client 1 | Client 2 | Client 3 |
|---|---|---|---|
| Heures avant (mois dernier, ramenées à la même période) | |||
| Heures avec Scanee (jours 6 à 12) | |||
| Pièces arrivées sans relance | |||
| Champs corrigés | |||
| Pièces acceptées par le logiciel du client | |||
| Crédits consommés (Facturation et utilisation) |
Les crédits consommés, rapportés à l’ensemble de vos clients, indiquent le forfait à viser (section 7). La première fin de mois complète confirme ensuite la marge de chaque client pilote.
Conclusion
Un cabinet ne gagne pas de temps en tapant plus vite. Il en gagne quand chaque client envoie ses pièces au bon endroit, quand chaque dossier garde son plan comptable et son format d’export, et quand le travail est réparti entre ceux qui vérifient et ceux qui contrôlent. La marge de chaque dossier se mesure ensuite avec vos propres heures.
Prochaine étape. Choisissez vos trois clients pilotes cette semaine, relevez leurs heures du mois dernier, puis créez votre compte d’essai sur scanee.ai. Pour une démonstration avec les pièces d’un de vos clients, écrivez-nous depuis scanee.ai.